Как научиться правильно распределять свое время и успевать все

Составьте четкий план

Возьмите за привычку каждый вечер составлять план на следующий день. В первые дни эта процедура будет отнимать довольно много времени, но через пару недель войдет в привычку. План должен быть максимально четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.

Правила распределения времени

Например:

  • 8:00-8:15 – зарядка
  • 8:15-8:45 – приготовление завтрака

Поминутное распределение времени позволяет быстрее привыкнуть к расписанию, однако не для всех дел можно на глаз определить время выполнения. К примеру, на дорогу может потребоваться больше времени, чем вы уделили в расписании. Для новичков такие сдвиги – сложное препятствие. Если небольшие сдвиги сильно выбивают вас из колеи, первые дни указывайте лишь перечень дел и засекайте, сколько примерно времени на него ушло.

К примеру, вместо «бизнес встречи» укажите, какие именно встречи планируете провести и в какое конкретно время. Продумывание деталей заранее избавит от необходимости тратить на это время в течение дня. Даже если с каждого пункта вы сэкономите по несколько минут, к концу дня они сформируются в дополнительные полчаса или час.

Составляйте план либо в ежедневнике, который планируете постоянно носить с собой и отмечать выполненные задачи, либо в мобильном телефоне. Существует множество приложений-органайзеров, которые напомнят о том, что наступило время для посещения спортзала или бизнес тренинга.

Нужно грамотно распределять свое время. Когда вы избавитесь от ненужных проблем и забот, нужно будет научиться максимально концентрироваться на решении текущих задач. Мало просто проводить время за своим рабочим местом. Нужно делать это максимально эффективно, не теряя даром драгоценные минуты.

Перед тем как все успевать, не менее важно научиться и грамотному планированию своего времени. Первым делом следует по пунктам составить свой распорядок дня и список дел, которые вы будете выполнять на следующий день.

Самое главное здесь – это тщательно продумать весь план, так как от правильности его составления будет зависеть и ваша продуктивность, а также количество свободного времени. Возьмите себе на вооружение привычку планировать все свои действия, и вы навсегда забудете о нехватке времени.

На что не стоит тратить свое время

Речь идет в первую очередь о лени. Проблема современного человека и нехватки времени заключается в том, что много часов тратится впустую на социальные сети. Ведь намного проще и удобней засесть за ленту новостей, чем потратить эти же часы на работу с собственными финансами.

Когда можно отвлечься

Как научиться правильно распределять свое время и успевать все

Перед тем, как составлять график, проведите тестирование собственного графика. Куда уходит большая часть времени, и действительно ли это занятие стоит потраченных минут или часов? Нет ничего плохого в переписке с друзьями в социальных сетях, но острой необходимости проверять профиль каждые 5 минут нет, а ответить на сообщение можно через пару часов.

Если сложно отказаться от социальных сетей или компьютерных увлечений полностью, выделите им определенное место в графике и не выходите за рамки указанного периода. Заходите в социальные сети, пока едете на общественном транспорте домой или на работу, играйте в любимые игры по паре часов в выходные.

Старайтесь максимально совмещать дела, но без ущерба для качества их исполнения. К примеру, совместите занятия спортом с прослушиванием новостей по радио или поездку домой, или по делам с изучением новых слов иностранного языка. Главное совмещать дела, которые не требуют концентрации.

Прежде всего, нужно научиться твердо отказываться от решения чужих и абсолютно не нужных вам задач. Многие люди по просьбе своих друзей или знакомых часто берут на себя решение не своих проблем, из-за чего и не успевают выполнить список действительно важных дел.

Для понимания того, как все успевать, нужно избавиться от вещей, которые вас отвлекают, так называемых хронофагов. К таким пожирателям времени можно отнести пустую болтовню с друзьями, коллег с надоедливыми расспросами, а также компьютерные игры, телевизор и так далее. Как правило, мы очень быстро привыкаем к таким вещам и не замечаем, насколько много времени теряем впустую.

Постарайтесь в течение дня отмечать хронофаги, отвлекающие вас от дела, и постепенно избавляйтесь от них. К примеру, компьютерные игры можно заменить чтением интересной книги, а пустую болтовню с друзьями приятной прогулкой в парке.

Не накапливайте мелкие дела

Сверяем план

При составлении плана описывайте мелкие дела, даже если на их выполнение нужно всего пара минут. Включая их в расписание, вы, как минимум, будете о них помнить, поэтому постараетесь завершить до конца дня. Мелкие поручения быстро забываются или откладываются «на завтра», которое никогда не наступит.

Старайтесь выполнять мелкие поручения в перерывах между основными планами. К примеру, прежде чем приступить к составлению важного отчета подпишите скопившиеся документы, тем самым освобождая место на рабочем столе. Такие дела станут передышкой между основными занятиями.

Действуйте прямо сейчас

Привычка откладывать все дела на потом является серьезной болезнью, которая рано или поздно, но обязательно погубит все ваши мечты и планы на будущее. Завтра – это лишь продолжение сегодня и ничего кардинального в будущем не изменится, если вы не начнете действовать прямо сейчас.

Теперь вы знаете, как распределить время грамотно. Не забудьте применить вышеописанные рекомендации на практике, и ваша продуктивность вместе с количеством свободного времени возрастет многократно. Понимая то, как все успевать, вы избавитесь от множества лишних проблем и сможете жить полной жизнью.

Старайтесь поддерживать порядок

Наведите порядок:

  1. На рабочем месте.
  2. В доме.
  3. В собственных мыслях.

По усмотрению очередность пунктов можно изменить. Порядок на рабочем месте позволяет лучше сконцентрироваться. Хотя статуэтки и фотографии родственников очень уютно располагаются на рабочем столе, стремитесь к минимализму. Чем меньше на столе будет вещей, которые отвлекают внимание, тем легче будет приступить к работе и выполнить план.

управление временем

Аскетизм должен соблюдаться не только по отношению к посторонним вещам, но и к рабочим инструментам. Заведите папку для важных документов или бокс для рабочих материалов. Если работа связана с производством, после каждого проекта или во время очередного перерыва убирайте мусор. За чистым рабочим местом намного приятней работать, а на исправление документов, которые упали в клей, не нужно будет тратить время.

Идеальный порядок

Наведите порядок в доме. Помните, достаточно 2 генеральных уборок, а остальное время достаточно лишь поддерживать общий порядок. Кладите вещи после использования на место. Так вы всегда будете знать, где они находятся, и не потратите полчаса на их поиск. Воспользуйтесь услугами клининговых компаний, если считаете, что тратите на уборку слишком много времени.

Наведите порядок в собственных мыслях. Определитесь, почему вы решили освободить несколько часов в день. Возможно, вы планировали начать изучение языка или получить второе высшее образование. Поставьте перед собой цель и двигайтесь по направлению к ней.

Введите новые привычки

В этот постулат верят многие люди, которые хотят начать новую жизнь. Подтверждений этому нет, но если изо дня в день повторять определенный алгоритм, в определенный момент не придется себе напоминать о его необходимости. Однако нужно помнить, что новые привычки быстро уходят, если их пустить на самотек.

Определиться с тем, какие привычки вам нужны, легко, достаточно навести порядок в голове, и поставить перед собой цели. Хотите похудеть? – Займитесь спортом. Хотите поехать в путешествие? – Начните учить иностранный язык. Чем более весомый стимул вы сформируете, тем легче будет ввести новую привычку.

Как научиться правильно распределять свое время и успевать все

И не забывайте себя хвалить за каждый успешно выполненный пункт. В хорошем настроении намного легче найти несколько свободных минут!

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Финансовый эксперт